Fiche de paie

Qui est concerné ?

Tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement du salaire, quel que soit :

• le nombre de ses employeurs,

• le montant et la nature de ses rémunérations,

• la forme du contrat de travail.

Comment est transmise la fiche de paie ?

Depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l'exception, sauf en cas de désaccord du salarié.

Pour la remise de la fiche de paie électronique, l'employeur doit :

• informer le salarié de son droit d'opposition à cette voie de transmission (un mois avant la 1^ère émission de la fiche de paie ou au moment de l'embauche)

• et fixer les conditions dans lesquelles la fiche de paie est disponible pour le salarié (durée de 50 ans ou jusqu'au 75 ans du salarié).

Sanction en cas de non remise

Si l'employeur ne remet pas régulièrement la fiche de paie, il peut être condamné

• à une amende pouvant atteindre 450 € par fiche non remise

• et à verser des dommages et intérêts au salarié.

L'employeur est tenu de conserver un double de la fiche de paie (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans.

Duplicata

Le salarié qui a perdu sa fiche de paie peut demander un double à l'employeur, mais aucune disposition légale n'oblige l'employeur à le transmettre.

Mentions obligatoires

Depuis le 1er janvier 2019

La fiche doit mentionner les éléments suivants :

• Nom et adresse de l'employeur (éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié)

• Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF (professionnels)) et numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret (professionnels))

• Convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail

• Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (le niveau ou le coefficient hiérarchique)

• Période et nombre d'heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)

• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (particuliers) (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)

• Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail

• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

• Rémunération brute du salarié

• Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail (particuliers))

• Montant effectivement reçu par le salarié,

• Date de paiement

• Dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés (particuliers), lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée

• Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage

• Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales

• Montant total versé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)

• Montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie

• Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source

• Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales (particuliers)

• Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

Le salarié dispose de 3 ans après la remise de sa fiche de paie pour contester (particuliers) son montant ou son exactitude.

Depuis le 1er octobre 2018

La fiche doit mentionner les éléments suivants :

• Nom et adresse de l'employeur (éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié)

• Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF (professionnels)) et numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret (professionnels))

• Convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail

• Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (le niveau ou le coefficient hiérarchique)

• Période et nombre d'heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)

• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (particuliers) (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)

• Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail

• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

• Rémunération brute du salarié

• Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail (particuliers))

• Montant effectivement reçu par le salarié,

• Date de paiement

• Dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés (particuliers), lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée

• Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage

• Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales

• Montant total versé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)

• Montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie

• Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales (particuliers)

• Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

Le salarié dispose de 3 ans après la remise de sa fiche de paie pour contester (particuliers) son montant ou son exactitude.

Depuis le 13 mai 2018

La fiche doit mentionner les éléments suivants :

• Nom et adresse de l'employeur (éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié)

• Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF (professionnels)) et numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret (professionnels))

• Convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail

• Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (le niveau ou le coefficient hiérarchique)

• Période et nombre d'heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)

• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (particuliers) (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)

• Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail

• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

• Rémunération brute du salarié

• Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail (particuliers))

• Montant effectivement reçu par le salarié,

• Date de paiement

• Dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés (particuliers), lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée

• Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage

• Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales

• Montant total versé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)

• Montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie

• Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales (particuliers)

• Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

Le salarié dispose de 3 ans après la remise de sa fiche de paie pour contester (particuliers) son montant ou son exactitude.

Mentions interdites

La fiche de paie ne doit pas mentionner l'exercice du droit de grève, ni des fonctions de représentant du personnel.

La nature et le montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie. C'est à l'employeur de l'établir et de la fournir au salarié.